Менеджмент

Самоменеджмент руководителя

Самоменеджмент, или организация личной работы руководителя, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Его цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.

Ежедневно менеджер выполняет различные функции. Этот процесс можно представить как круг самоменеджмента, наглядно демонстрирующий связи между функциями (рис. 5.2).

Первая функция – постановка целей. В процессе ее необходимо последовательно:

* определить личный потенциал, возможности;

* перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них;

* уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы, например, ближайшее окружение (партнеры, родители, шеф, друзья) или возраст;

* провести анализ «цель – средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией;

* сформулировать конкретные цели (с указанием сроков), которые должны быть напряженными но реальными. Цели личные и профессиональные.

Следующая функция самоменеджмента – планирование личного времени. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды: долгосрочный (3-5 или более лет), среднесрочный (1-3 года), текущие (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной). При этом имеется тесная связь между отдельными видами планов. Так, долгосрочные планы конкретизируются в среднесрочных, среднесрочные планы – в текущих.

Существуют правила планирования личного времени:

* охватывать планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на непредвиденные проблемы и 20% – на творческую деятельность, повышение квалификации;

* всегда доводить до конца начатое дело;

* планировать только такой объем задач, с которым можно справиться;

* обеспечивать гибкость планов;

* фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты;

* устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел;

* избегать тирании срочных дел;

* планировать использование личного времени;

* стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант;

* согласовывать свои планы с коллегами.

Реализация менеджером разработанных планов, организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. Это связано с тем, что различные дела существенно отличаются по значимости. В связи с этим все дела можно разделить на три группы:

* важнейшие дела (категории А) – составляют около 15% от общего числа дел, а их значимость – около 65%;

* менее важные дела (категории Б) – около 20% от их общего числа, их значимость – 20% общей значимости дел;

* несущественные дела (категории В) – 65% от их общего числа, но их значимость – лишь около 15%.

Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому, Б – частично делегировать подчиненным, В – преимущественно делегировать.

Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня (рис. 5.3). В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей работоспособности – в первой половине дня, дела категории Б – во второй, категории В – в самом начале и конце рабочего дня.

Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникации – ключевые моменты процесса управления.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств значительно выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашения с указанием повестки.

Совещание следует начинать в точно назначенное время. В начале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.

Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.

Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласовывать и соблюдать сроки посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения.

Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно: высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.

В отношении телефонных разговоров. Они могут как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз, как: «Позвоните мне как-нибудь!»; пропускать все звонки через секретаря.

Значительно экономят время так называемые телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.

Немаловажное значение имеет и рациональное ведение корреспонденции. Это требует, чтобы к менеджеру поступала только корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины.

Последняя функция самоменеджмента – самоконтроль, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. В связи с этим менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Для планирования и организации деятельности менеджера целесообразно использовать специальный инструментарий: дневники времени, еженедельники и ежедневники, персональные «Фолифаксы», электронные записные книжки, компьютеры, ноутбуки, систему Тайм-менеджер и др.

Вопросы для самопроверки к главе 5

1. Кто такой менеджер?

2. На сколько уровней подразделяют менеджеров?

3. Что такое стиль управления?

4. Какой фактор в наибольшей мере определяет стиль деятельности менеджера?

5. Что такое самоменеджмент?

6. На чем основывается научная организация управленческого труда?

Контрольные вопросы к главе 5

1. Что означает профессионализм менеджера?

2. Каковы основные составляющие «организаторских способностей»?

3. Кем прежде всего должен быть менеджер?

4. Какое утверждение правомерно для лидера?

5. Руководитель какого уровня основную часть рабочего времени должен заниматься решением оперативных задач?

6. Какой стиль деятельности менеджера должен преобладать в начальный период формирования трудового коллектива?

7. Какой стиль следует использовать менеджеру, чтобы достичь результатов в экстремальных условиях?

8. С какой функции должна начинаться организация личной работы (самоменеджмент) руководителя?

9. Какая функция находится в центре круга самоменеджмента?

10. Что изучают при фотографии рабочего дня?