Делопроизводство

Словарь терминов

Автобиография – документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке.

Акт – документ, составляемый коллегиально комиссией для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Анкета – документ, составляемый работником при трудоустройстве. Анкета представляет собой трафаретный текст, является составной частью личного дела работника. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация и отводится место для переменной информации.

Второстепенные реквизиты документов – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные реквизиты документов.

Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации; являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами или система документационного обеспечения деятельности любого предприятия.

Доверенность личного характера – документ, свидетельствующий о предоставлении одним лицом (доверителем) права другому лицу (доверенному) на совершение определенных действий и/или получение товарно-материальных ценностей, документов и др.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документирование – процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения, до завершения исполнения или отправки.

Документопоток – совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Должностное лицо – работник предприятия, который осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распоряди­тельных или административных обязанностей.

Дубликат – копия, имеющая силу подлинника.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц.

Информационная безопасность – это защищенность информационных систем и информационных ресурсов от внешних и внутренних угроз, затрудняющих эффективное использование информации на предприятии.

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в системе делопроизводства предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков хранения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности, а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия.

Обязательные (основные) реквизиты документа – совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы.

Объем документооборота – количество документов всех документопотоков за определенный период времени.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, происшествия, составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.

Официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.

Переменные реквизиты документа – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр документа и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постоянные реквизиты документа – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа.

Пояснительная записка является разновидностью объяснительной записки, но поясняет, дополняет, сопровождает ряд других деловых документов (отчеты, справки и т.д.).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Представление – документ, содержащий предложение работника (или группы работников), должностного лица о назначении, перемещении или поощрении какого-либо работника (группы работников) предприятия.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, прочих заседаниях коллегиальных органов.

Расписка – письменное подтверждение получения денежных и/или товарно-материальных ценностей.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, в основном коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. В деятельности предприятий используются руководителями для урегулирования вопросов частного характера.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Резюме – документ, излагающий события и факты жизни с помощью тематических блоков информации.

Реквизиты – информационные элементы документа.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Система документирования – совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности предприятия.

Служба делопроизводства (ОДОУ, служба ДОУ и т.д.) – структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, занимающееся вопросами организации и ведения делопроизводства.

Служебная записка – разновидность докладной записки, адресуется начальнику структурного подразделения, может содержать текст более краткого содержания, чем докладная записка.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Средства документирования – орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов.

Текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текст является основным реквизитом любого делового документа.

Телеграмма – срочное сообщение, переданное по телеграфу или телетайпу, содержит не более 300 знаков.

Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону. Состоит из несложного текста в 20–30 (до 50) слов.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для определенного вида документа.

Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

Функции документа – целевое назначение данного документа.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера.

Унифицированная система документации – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Эмблема предприятия (товарный знак, знак обслуживания) – это символическое графическое изображение. Может применяться, если она зарегистрирована и у предприятия имеется официальное разрешение на ее использование.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.