Делопроизводство

Ответы на вопросы самопроверки

Глава 1

1. Возникновение термина «делопроизводство» в русском языке относят ко второй половине ХVIII века. При своем возникновении он означал систему «производства дела», при этом имелось в виду широкое понимание слова «дело».

2. Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности предприятия; а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия.

3. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

4. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

5. Официальным называется документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Глава 2

1. Реквизитами документа называются составляющие его части или информационные элементы.

2. Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные; основные (обязательные) и второстепенные.

3. Виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа ( кроме письма).

4. Гербовыми называются бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации; они являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Глава 3

1. Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Классификационные признаки систем документации: территориальный; функциональный; отраслевой; признак уровня управления и др.

2. Унифицированные системы документации (УСД) представляют собой совокупность взаимоувязанных УФД, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

3. Основные виды организационно-правовых документов: устав, положение, должностная инструкция, регламент, штатное расписание, инструкция.

4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей – в ней обосновываются последующие распорядительные действия и распорядительной – основной части.

5. Информационная документация делится на следующие группы:

справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы. Это деление достаточно условно.

6. Телеграмма – срочное сообщение, переданное по телеграфу, содержит не более 300 знаков. Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону, состоит из несложного текста в 20–30 слов (до 50).

7. Датой отчета считается дата его утверждения или вынесения резолюции.

Глава 4

1. Существующие системы организации делопроизводства на предприятиях: централизованная, децентрализованная и смешанная.

2. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот как технологический процесс состоит из нескольких частей, называемых документопотоками. Документопоток – это совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

3. Годовой объем документооборота используется для определения численности работающих; количества и состава средств оргтехники службы документационного обеспечения предприятия.

4. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в системе делопроизводства предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения.