Делопроизводство

4.2. Основные направления защиты коммерческих документов

ГОСТ Р 6.30-2003 исключил из состава реквизитов деловых документов реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». В настоящее время использование подобных ограничительных надписей полностью определяется особенностями деятельности предприятия, уставными и учредительными документами, конкретными коммерческими ситуациями. Хотя проблема соблюдения коммерческой тайны в деятельности предприятий стоит не менее остро, чем проблема соблюдения секретности в деятельности ряда государственных структур.

Одна из главных составных частей экономической безопасности предприятия – информационная безопасность.

Информационная безопасность – это защищенность информационных систем и информационных ресурсов от внешних и внутренних угроз, затрудняющих эффективное использование информации на предприятии.

Основные группы угроз информационной безопасности включают:

программные;

технические;

физические;

информационные.

В данном пособии кратко рассмотрены некоторые аспекты, непосредственно относящиеся к организации делопроизводства.

Информационная безопасность достигается за счет использования комплекса систем, методов и средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий. Информация, используемая предпринимателем в бизнесе, составляет его интеллектуальную собственность.

Выделяют два вида собственной информации: техническая (технологическая) и деловая.

Собственная информация предпринимателя в целях ее защиты может быть отнесена к коммерческой тайне и является конфиденциальной при соблюдении ряда условий:

ü она не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства и т.д.;

ü она не должна быть общедоступной и общеизвестной;

ü возникновение и получение информации должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;

ü персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и обучен правилам работы с ней;

ü предпринимателем должны быть выполнены действия по защите этой информации.

Выявление и регламентация реального состава информации, представляющей коммерческую тайну, является основополагающей частью ее защиты. Состав ценной информации определяется ее собственником или владельцем и фиксируется в специальном перечне.

Перечень ценных сведений – это постоянный рабочий документ руководства фирмы, службы безопасности, относящийся к конфиденциальной информации фирмы. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных работах, продукции, исследованиях и т.д. В каждой позиции перечня рекомендуется указывать:

ü гриф конфиденциальности сведений;

ü фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность;

ü срок действия грифа или наименования события, снимающего это ограничение;

ü виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.

Конфиденциальный характер документа обозначается грифом ограниченного доступа к документу – служебная отметка, которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе. Гриф инициирует выделение документа из общего потока и обработку в специальном автономном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

исполнителем на стадии подготовки проекта документа;

руководителем структурного подразделения или фирмы на стадии согласования;

адресатом – получателем на стадии первичной обработки в службе конфиденциальной документации или службе ДОУ.

Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа:

первый, массовый уровень – грифы «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ»;

второй уровень – «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА. СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО – ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ».

В практической деятельности может использоваться и одноуровневая система грифования или, наоборот, более сложная – трехуровневая (третий уровень грифа – «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ»).

Под обозначением грифа необходимо указывать номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа – «Лично», «Только адресату» и т.д.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (или штамп), предполагающий особое внимание к сохранности документа, например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д.

Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы.

В целях своевременного снятия или изменения грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать списки (перечни, картотеки и др.) таких документов и выявлять те из них, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

Более подробно ознакомиться с проблемой защиты документов и организации защищенного документооборота можно в специальной литературе. Некоторые из таких источников приведены в «Библиографическом списке» данного учебного пособия.

Вопросы для самопроверки к главе 4

1. Перечислите существующие системы организации делопроизводства на предприятии.

2. Что такое «документооборот» и какова его структура?

3. Для чего исчисляется показатель годового документооборота?

4. Дайте определение номенклатуры дел.

Контрольные вопросы к главе 4

1. Как могут называться должности работников, выполняющих функции ДОУ на небольших предприятиях?

2. Назовите три основных документопотока.

3. Дайте определение объему документооборота. За какие периоды времени исчисляется данный показатель?

4. Какие факторы объективно приводят к росту документооборота?

5. Перечислите уровни грифования конфиденциальных документов.