Делопроизводство

Глава 4 Организация работы с документами на предприятии

В главе рассматриваются принципы построения службы ДОУ предприятия, ее функции и принципиальная система организации работы с документами

4.1. Организация документооборота на предприятии

Информационно-документационное обеспечение деятельности любого предприятия является одной из важнейших обслуживающих функций.

Существующие системы организации делопроизводства можно разделить на три основных вида:

централизованная;

децентрализованная;

смешанная.

При централизованной системе все операции по осуществлению делопроизводства сосредоточиваются в одном структурном подразделении.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ выполняются самостоятельно каждым структурным подразделением.

Смешанная форма применяется в крупных учреждениях со значительным объемом документооборота.

На небольших предприятиях эту работу могут выполнять отдельные лица (секретарь, референт, менеджер по общим вопросам, офис-менеджер и др.). На крупных предприятиях выполнение функций делопроизводства может выделяться в самостоятельное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат и др.) или объединяться, например, в общий отдел, в состав которого включаются:

секретариат;

юридическая служба;

общий отдел (с выполнением ряда функций по материально-техническому обеспечение собственных нужд предприятия);

экспедиция, которая может включать в себя ряд групп по направлениям работы с документами;

копировально-множительная служба;

архив.

При этом возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении.

Служба ДОУ (документационного обеспечения управления) – структурное подразделение предприятия, занимающееся вопросами организации и осуществления документооборота и делопроизводства в целом.

Типовыми функциями службы ДОУ являются:

ü полное информационно-документационное обслуживание деятельности предприятия;

ü организационно-методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства во всех структурных подразделениях предприятия;

ü внедрение и использование современных средств оргтехники с целью совершенствования и рационализации делопроизводства на предприятии;

ü организация повышения квалификации работников предприятия в сфере ДОУ.

Стандартом документооборот определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Требования к документообороту:

прямоточность движения документов;

избирательность распределения документов между руководителями и исполнителями;

прохождение документов кратчайшим путем, исключая или сводя к минимуму встречные и возвратные перемещения;

обусловленность перемещения документов деловой необходимостью;

единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов;

однократность выполнения каждой операции;

приспособленность к новым информационным технологиям.

Система делопроизводства приведена на рис. 9.

Рис. 9. Система организации делопроизводства

Документооборот как технологический процесс состоит из нескольких частей, называемых документопотоками.

Документопоток – это совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Каждый из потоков характеризуется определенной направленностью, составом и количеством движущихся документов.

Выделяют три основных потока:

поступающие документы – входящий документопоток;

исходящие документы – исходящий документопоток;

внутренние документы – внутренний документопоток.

Документы каждого из потоков с целью анализа могут классифицироваться по ряду признаков (вид документа; система подчиненности предприятий; тип отправителя – юридическое или частное лицо; массовый или разовый вид документа); вид рассматриваемых вопросов – основная или неосновная деятельность; функциональный признак и др.) Документопотоки регулируются: нормативными документами (стандарты, УСД и др.); целями и задачами самого предприятия, особенностями его деятельности.

Количество документов всех потоков за определенный период времени (месяц, квартал, год) в сумме составляет объем соответствующего документооборота.

Годовой объем документооборота используется для определения численности работающих; количества и состава средств оргтехники службы документационного обеспечения предприятия.

Совершенствование, рационализация и разумное уменьшение документооборота является одной из достаточно важных проблем управления.

В то же время существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов:

создание новых предприятий, организаций и учреждений;

расширение производственных и торговых связей;

увеличение выпуска продукции и расширение ее ассортимента.

Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов.

Учет обеспечивается регистрацией документов – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Также регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников предприятия.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в прил. 2, а подлежащих и не подлежащих регистрации, в прил. 3.

Хранение документов и их использование являются важной составляющей организации работы с документами на предприятии.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности предприятия.

Документы предприятия подшиваются в дела.

Дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в системе делопроизводства предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков хранения.

По срокам хранения (на коммерческих предприятиях) дела классифицируют на дела временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления предприятия и распределение обязанностей между его составными частями.

Выделяют типовую схему движения документа на предприятии. Она включает следующие этапы:

1 – прием и первичная обработка документов;

2 – предварительное рассмотрение и распределение документов;

3 – регистрация документов и ведение справочно-инфор­мационной системы (см. прил. 3);

4 – рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения;

5 – исполнение документов.

В зависимости от типа документа и особенностей деятельности предприятия эта схема может меняться.