Учебные материалы для студентов

Делопроизводство


Делопроизводство




3.3. Резюме

Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность.

Существует достаточно много вариантов этого документа в зависимости от адресата, способа представления, целей, особенностей конкурсного отбора, специфики вакантной должности и др.

По форме и особенностям составления и оформления любое резюме, включая наиболее современные его разновидности, является специфичной анкетой. Возможные сочетания вопросов подробно представлены в шаблоне «Мастер-резюме» текстового процессора Word.

В настоящее время можно говорить о формируемых в России собственных традициях и правилах составления резюме. Образец 13 представляет один из вариантов подобных документов.

Образец 9

Генеральному директору

ПКФ «АЛЬФА»

Иванову И.И.

(от)[1]………………………

……………………………

Заявление

 

00 месяц 0000

Прошу принять меня на постоянную работу, на должность ………………. …………………………………………………………………………….…………….. с 00 месяц 0000 .

Приложение:

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                              Личная подпись

Образец 10

Автобиография

00 месяц 0000

Я, Иванова Татьяна Степановна, родилась 00 месяц 0000 г. в …………… …………………………………………………………………………………………...

Мои родители:

отец – Иванов Степан Васильевич, 0000 г.р., пенсионер;

мать – Иванова Лариса Ивановна, 0000 г.р., работает………………………

проживают: 000000, г…………………, ул.………………………………….. д. ………., кВ. .………….

В 0000 г. я поступила и в 0000 г. закончила …… классов ….. школы № ……... г……………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проживаю с семьей по адресу: 000000, г. …………………….……………, ул. …...……………….……….., д. ………., кв. .……….; домашний (контактный) телефон: ………………..

 

 

                                                                                                              Личная подпись

Образец 11

Доверенность

 

 

00 месяц 0000

 

Я, Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж фирмы «Плат», доверяю Петрову Игорю Сергеевичу, главному менеджеру отдела продаж той же фирмы, получить причитающуюся мне заработную плату за …………………… месяц текущего года из кассы фирмы «Плат» и совершить все действия, связанные с этим.

 

 

                                                               Личная подпись

                                          (может быть личная подпись + расшифровка)

Образец 12

Расписка

 

 

00 месяц 0000

 

 

Я, Сидорова Е.П., бухгалтер …………………………….. в присутствии свидетелей Попова А.А. и Михайлова Б.П. получила от заведующего складом Жиркова М.А. следующие материальные ценности:

………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………….

(указывается: наименование, единицы измерения, количество, цена за единицу, стоимость, инвентарные номера, если есть)

в исправном состоянии.

Итого на сумму: 789 (Семьсот восемьдесят девять) рублей.

(Могут приводиться: срок, на который получены ТМЦ и цель получения).

 

 

 

                                                                                                Личная

                                                                                                подпись Е.П. Сидорова

 

 

 

 

 

Свидетели:                                            подписи                                  Б.П. Михайлов

                                                                                                              А.Н. Попов

Образец 13

Русифицированный вариант

РЕЗЮМЕ

 

00 месяц 0000

Ф.И.О.: Иванов

Игорь Иванович

АДРЕС:                                              000000, город Екатеринбург,

                                                            улица……………, дом …, квартира ….

ДАТА И МЕСТО                             00 месяца 0000 года

РОЖДЕНИЯ:                                    город Свердловск

ГРАЖДАНСТВО:                            Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ:         женат, дочь (… лет).

 

ОБРАЗОВАНИЕ: с 0000 г. – Уральский государственный экономический университет, специальность…………………………, в настоящее время – …… курс;

0000–0000 – Свердловский монтажный техникум, специальность ………………………………………………….., диплом о присвоении квалификации……………………;

0000–0000 –10 классов средней школы № …… (с углубленным изучением математики и физики) г. Свердловска, аттестат с отличием и золотая медаль.

ОПЫТ РАБОТЫ: с 0000 г. – начальник отдела ……………финансово-промыш­ленной компании……………………….(обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирования вычислительной техники).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами (в средах….); знаком с системами программирования на языках ………………………….; водительское удостоверение категории «В»; знаю в совершенстве английский язык.

 

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

 

 

                                                               Личная подпись                                   И.И. Иванов

Основные рекомендации по оформлению резюме

1. Распечатка с помощью лазерного принтера (в самом крайнем случае, струйного).

2. Использование качественной белой бумаги. Бумага с тиснением и водяными знаками выглядит более солидно, но на ней могут расплываться чернила, что приводит к некоторой нечитабельности документа.

3. Распечатывать документ только на одной стороне листа бумаги.

4. Предпочтительный интервал – полуторный, а также дополнительные межстрочные (лучше, кратно 2) интервалы для выделения разделов и блоков информации. Ряд российских рекрутинговых агентств рекомендует размещать резюме на 1 странице, что противоречит опыту развитых стран. Более того, зарубежные агентства рекомендуют делать ширину правого поля не менее 3 см, так как на правом поле делаются пометки при собеседовании. Это также значительно увеличивает объем документа.

5. В одном резюме не использовать более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14, с выделением заголовков полужирным шрифтом и/ или заглавными буквами. Зарубежный «вариант»: Times New Roman и Courier New по отдельности или вместе: Courier New для заголовков, а Times New Roman – для текста и небольших заголовков; текст рекомендуется оформлять шрифтом 12 кеглей, заголовки – 14.

6. Выделение наиболее важных слов – с помощью курсива, но не более 5 слов на страницу, иначе они перестают восприниматься как важные.

7. Внутри блоков возможно выделение подблоков с помощью маркированных или нумерованных списков.

8. Страницы резюме маркируются либо традиционно для деловых документов, либо на каждой из страниц оформляются фамилия и имя, а сами страницы нумеруются: «1 из 3», «1/3», «2/3», «3/3».

9. Абсолютно недопустимы ошибки и опечатки.

10. Использование оптимального формата резюме. Хотя, в большинстве случаев, в России формат выбирается работодателем или самим агентством по подбору персонала.

11. Стилистическая проработанность: ограниченное применение личных и притяжательных местоимений; короткие и легкие конструкции предложений; общеупотребительные слова; осторожность с профессиональной терминологией и сокращениями слов и т.д.

Формат резюме

Формат резюме – это способ организации информации и расстановки необходимых акцентов. Различные форматы выгодно подчеркивают (или позволяют сместить акценты с нежелательной информации) те или иные стороны и факты профессиональной деятельности кандидата.

Форматы резюме:

обратный хронологический формат;

функциональный формат;

комбинированный формат;

формат достижений;

целевой;

международное резюме CV;

портфолио.

Обратный хронологический формат отражает все профессиональное образование и стабильное развитие профессиональной карьеры. Является наиболее традиционным популярным видом резюме, который наиболее точно и достоверно представляет информацию о кандидате.

 

Сильные стороны

Слабые стороны

1. Особое внимание уделяется датам, таким образом, акцентируется сильное базовое образование, непрерывный стаж работы, высокий профессиональный уровенью

2. Невозможно скрыть информацию, так как требует точности; демонстрирует все временные разрывы, понижения в должности и др.

3. Подчеркивает работу в солидных компаниях и на ответственных должностях

1.

Образец 13 представляет собой пример русифицированного варианта резюме обратного хронологического формата, образец 14 – схему европейского резюме обратного хронологического формата.

Функциональный формат (образец 15) акцентирует внимание на квалификации, способностях и навыках соискателя должности. В этом формате отсутствует акцент на хронологию, данные лишь кратко упоминаются в конце резюме. Основное внимание не на предыдущие достижения, а на перспективу соискателя.

 

Сильные стороны

Слабые стороны

1. Внимание направлено на те факты, которые хочет подчеркнуть составитель: что он умеет делать, а не где он этому научился

2. Соответствие требования к заявленной вакансии

3. Возможность не показывать или затушевать недостаточный опыт работы, периоды безработицы и пр.

4. Подходит для недавних выпускников, отставных военных; для людей, меняющих карьеру, с разносторонним рабочим опытом и пр.

1. Не ясен профессиональный рост

соискателя.

2. Не подчеркивает престижное образование, солидный опыт

Комбинированный формат – похож на функциональный тип, эффективно представляет знания и навыки, время пребывания в должностях, достижения соискателя. Является достаточно сложным для заполнения, требует навыков и определенной стилистики изложения (образец 16).

Формат достижений привлекает внимание к сильным сторонам и квалификации соискателя, является разновидностью комбинированного формата резюме, акцентирует внимание на выдающихся успехах. Наиболее подходит для подбора руководителей высшего звена, особенно в динамично меняющихся сферах (образец 17).

Образец 14

Европейский формат

РЕЗЮМЕ

Имя и Фамилия

Домашний адрес

Город, почтовый индекс

Номер телефона, факса

E-mail

Цель

Должность, на которую претендует соискатель

 

Квалификация

количество лет профессионального опыта, значимого для данной должности

достижения по предыдущему месту работы, подтверждающие профессионализм соискателя

общие знания, навыки и черты характера, подтверждающие, что соискатель способен достичь поставленные цели

значимые для должности позиции – образование, курсы, тренинги и пр.

Профессиональный опыт и достижения

Период                                               название должности

Название и место расположения компании

Краткое описание должности

Детальное описание функциональных обязанностей, продукции, работы с клиентской базой и пр.

Образование и специальные тренинги

Научные степени, образовательные курсы, семинары, гранты, награды и отличия во время обучения

Лицензии, сертификаты, степени допуска, полномочия

Образец 15

Функциональный формат

РЕЗЮМЕ

Имя и Фамилия

Домашний адрес

Город, почтовый индекс

Номер телефона, факса

E-mail

Название должности

количество лет профессионального опыта

достижения в целевой сфере

особые знания и способности др.

Профессиональный опыт и достижения:

 

Главная квалификация (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Второй главный навык (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Третий главный навык (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Особые знания, навыки и умения (значимые для целевой вакансии)

достижения, подтверждающие этот навык, с указанием места работы и должности

список оборудования, рабочих процессов, программного обеспечения и др.

список пройденных курсов, тренингов, важных для данной сферы

 

История профессиональной занятости

Период – должность, компания, месторасположение

Период – должность, компания, месторасположение

Период – должность, компания, месторасположение

 

Профессиональное образование и тренинги

Образец 16

Комбинированный формат

РЕЗЮМЕ

Имя и Фамилия

Домашний адрес

Город, почтовый индекс

Номер телефона, факса

E-mail

Цель

Квалификация

Навыки

Достижения и опыт:

Название должности, компания, главные используемые навыки

Работодатель, месторасположение

Главная квалификация (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Второй главный навык (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Период работы

Работодатель, месторасположение

Главная квалификация (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Второй главный навык (для данной должности)

Достижение, название должности и компании, где это было достигнуто

Период работы

 

 

 

Профессиональное образование и тренинги

Образец 17

Формат достижений

РЕЗЮМЕ

Имя и Фамилия

Домашний адрес

Город, почтовый индекс

Номер телефона, факса

E-mail

Цель

Квалификация

количество лет значимого профессионального опыта

информация об инновациях, усовершенствованиях и репутации в данной отрасли или сфере

специальное образование и тренинги, важные для желаемой вакансии

значимые сферы специализации и особые навыки

особые способности, черты характера и пр., которые дают преимущества перед другими соискателями

Специализированные знания

Терминология, оборудование, технологии, программное обеспечение

Достижения

конкурентные навыки, знание высоких технологий, профессионализм

усовершенствования, инновации

повышения в должности, награды

примеры грамотного управления и решения сложных задач

тренинговые программы, которые проводились соискателем и/или в которых он принимал участие

Профессиональный опыт (в обратном хронологическом порядке)

Название должности, компания, месторасположение, период работы

Название должности, компания, месторасположение, период работы

Название должности, компания, месторасположение, период работы

Образование

Образец 18

Целевой формат

РЕЗЮМЕ

Имя и Фамилия

Домашний адрес

Город, почтовый индекс

Номер телефона, факса

E-mail

Цель

Квалификация

годы работы в целевой сфере

значимое для вакансии образование, тренинги, сертификаты

достижения

черты характера, соответствующие данной должности

особо важные для данной должности характеристики и знания

Краткий перечень навыков

технические, технологические

навыки общения, и др.

Достижения и опыт (в обратном хронологическом порядке)

Должность, работодатель, месторасположение, период работы. Главное умение …. Второй важный навык….

 

Должность, работодатель, месторасположение, период работы. Главное умение …. Второй важный навык….

 

Должность, работодатель, месторасположение, период работы. Главное умение …. Второй важный навык….

 

 

 

Профессиональное образование и тренинги

Целевой формат – достаточно творческий формат, предполагает высокую индивидуальность составителя и/или высокие требования креативности к соискателю. Как правило, подчеркивает те достоинства, которые должны заинтересовать работодателя. Подходит практически любому соискателю, так как дает возможность продемонстрировать работодателю свои сильные стороны и преимущества (образец 18).

Международное резюме CV (Curriculum Vitae, от лат. – послужной список) – очень подробное и детализированное резюме, которое обычно занимает 6–8 страниц. Этот вариант резюме достаточно часто предпочитают международные рекрутинговые компании. Составляется в обратном хронологическом порядке (образец 19).

Вся информация должна представляться как можно официальнее. Направлять данное резюме следует на английском языке или языке той страны, в которой ведется поиск работы. Через личную информацию следует дать понять работодателю, что есть готовность к адаптации в новой стране.

К данному виду резюме рекомендуется прилагать сопроводительное письмо, которое предпочтительно выполнять от руки; в нем, в частности, должно подчеркиваться искреннее желание работать именно в этой стране.

Формат CV не рекомендуется использовать, если есть опасения, что личная информация (пол, вероисповедание, раса, возраст или семейный статус) могут помешать найти работу.

Портфолио – комплект творческих работ соискателя, сопровождаемый резюме. Рекомендуется для использования в сферах, требующих творчества, креативности (реклама, PR, промышленный дизайн, архитектура, фотография, живопись, графика, культура и др.).

Оформлять портфолио рекомендуют в отдельной папке с листком оглавления для облегчения поиска информации. В состав можно включить:

описание целей карьеры, объем – до страницы;

полную версию резюме в выбранном формате;

образцы работ, подтверждающих квалификацию;

награды, отзывы клиентов, поощрения, премии и т.д.;

документы, подтверждающие образование.

Образец 19

Международное резюме CV

Имя и Фамилия

Curriculum Vitae

Домашний адрес

Город, почтовый индекс

Номер телефона, факса

E-mail

Цель

Квалификация

значимое для вакансии образование, тренинги, сертификаты

годы работы в целевой сфере

достижения

черты характера, соответствующие данной должности

особо важные для данной должности характеристики и знания

командировки, страны, в которых бывал соискатель

предложенные и внедренные им усовершенствования, инновации

Навыки

профессиональная специализация

сферы особенно глубоких знаний и умений

программное обеспечение

процессы и технологии, желаемые для данной вакансии

знание иностранных языков

Достижения и опыт

Профессиональная занятость

Название должности, компания, месторасположение

Период

Главная сфера ответственности (желаемая для данной должности)

Второй важный навык….

Знаки отличия в профессиональной деятельности

Статьи

Презентации и выступления

Членство в профессиональных ассоциациях

Одна из современных тенденций в конкурсных отборах на должности (в первую очередь руководящие, творческие и т.д.) – это появление так называемой структурированной анкеты – интервью (Application Form). Вопросы в подобном документе могут быть закрытые (с предложенными вариантами ответов) и открытые (ответы формулируются самостоятельно).

Среди возможных вопросов, предлагаемых в структурированной анкете, могут быть:

1. Персональные данные:

фамилия, имя, отчество;

адрес;

возможные варианты связи (номера телефонов, электронная почта и др.);

академическое образование (дипломы, сертификаты, свидетельства и т.д.).

2. Цели – структурное подразделение, на работу в котором Вы претендуете, вакансия, направление деятельности. Данный вопрос достаточно часто бывает закрытым, в нем предлагают выбрать отдел, вакансию или их проранжировать.

3. Причины выбора данного направления: почему хотите работать в данной компании? Аргументируйте свой ответ. В нем важны не просто мотивации, а мотивированное желание работать именно в данной сфере.

4. Ваши достижения в жизни:

награды, грамоты, поощрения;

наиболее интересные и значимые Ваши достижения;

умение достигать поставленные цели и др.

5. Примеры проявления Ваших качеств и навыков:

проявление инициативы;

организаторских, административных способностей; умение работать в команде или мотивировать работу участников команды;

коммуникативность, общительность, выдержанность, доброжелательность, умение устанавливать контакты с людьми;

быстрое и точное запоминание информации;

способность выбирать из имеющихся вариантов наиболее оптимальные;

системное и критическое мышление;

ответственность за результат;

умение работать в «жестком» графике;

способность легко адаптироваться к ситуации и гибкость поведения;

способность воспринимать объективную критику;

индивидуальность.

6. Вопросы на определение Вашего видения ситуации (в экономике, образовании, науке, технике и т.д.). Могут быть вопросы на разносторонность знаний, интересов. Важно показать умение и желание перманентно получать информацию из различных источников, анализировать ее, сопоставлять, делать выводы и т.д.; постоянно уделять внимание росту профессионального и общеинтеллектуального потенциала.

7. Опыт работы. Данный раздел возможно выполнять в виде таблицы с графами:

сроки работы;

предприятие, направление деятельности;

должность;

основные обязанности (достаточно лаконично).

8. Навыки и умения:

знание иностранных языков;

умение работать на ПК и с оргтехникой.

В данном разделе особое значение имеет честность и объективность предоставляемой информации.

9. Дополнительная информация, которую Вы хотели бы получить о фирме.

10. Рекомендации. В данном разделе предполагается предоставление рекомендательной информации с Ваших предыдущих мест работы. Возможно предоставление подлинников или копий рекомендаций, характеристик и характеристик-рекоменда­ций. Если опыт работы отсутствует, то возможно указание преподавателей (вузов и др.) и научных руководителей (диссертаций, дипломных работ и проектов).

Вопросы для самопроверки к главе 3

1. Что такое «системы документации» и по каким признакам их классифицируют?

2. Какова взаимосвязь между УФД и УСД?

3. Перечислите основные виды организационно-правовых доку­ментов.

4. Из каких частей строится текст приказа?

5. На какие основные группы делится информационная документация?

6. Какое количество слов и знаков допускается при оформлении телеграммы и телефонограммы?

7. Какую дату принято считать датой отчета?

Контрольные вопросы к главе 3

1. Каково различие между докладной и служебной запиской?

2. Какие требования к документам устанавливает базовый формуляр-образец?

3. На какой период разрабатывается штатное расписание?

4. Какие типы протоколов существуют?

5. Какой вид управленческой документации является наиболее массовым?

6. Как называется оплачиваемая часть телеграммы?