Учебные материалы для студентов

Делопроизводство


Делопроизводство




Информационная документация

Процесс принятия решения базируется на определенной совокупности информации. Данная информация содержится в различных источниках, среди которых важнейшее место занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Деление на эти группы достаточно условно.

Справочно-информационные документы:

протокол;

докладная, служебная, пояснительная и объяснительная записки;

предложение;

представление;

переписка (деловые письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные документы).

Справочно-аналитические документы:

акты;

справки;

сводки;

заключение;

отзыв;

список;

перечень.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (образец 2).

Служебная записка – адресуется начальнику структурного подразделения, может содержать текст более краткого содержания.

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, происшествия, составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.

Образец 2

Цех № 1

Директору ПКФ «Импульс»

Павлову Л.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

00.00.0000

 

Об установке оборудования

В связи с пуском в эксплуатацию новой линии по производству тротуарных кирпичей необходимо строительство фундамента и выполнение монтажа электрооборудования в цехе.

Для качественного и своевременного выполнения указанной работы прошу Вас выделить электромонтера и плотника на 3 дня.

 

Начальник цеха                                                                                    Ф.И. Лаков

Образец 3

Наименование предприятия

 

ПРОТОКОЛ

00 месяц 0000 № _______

собрания трудового коллектива

Председатель – Давыдов Н.Р.

Секретарь – Кравцова И.М.

 

Присутствовали: ______________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: _______________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________

2.____________________

1. СЛУШАЛИ: _______________________________________________________

(Ф.И.О, должность, содержание выступления)

 

ВЫСТУПИЛИ: _______________________________________________________

(Ф.И.О., должность, содержание выступления)

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. _________________________________________________________________

1.2. _________________________________________________________________

 

СЛУШАЛИ: ….. (п. 2 оформляется так же, как п. 1)

 

 

Председатель подпись                                                                        Н.Р. Давыдов

 

Секретарь подпись                                                                              И.М. Кравцова

Пояснительные записки являются разновидностью объяснительных, но поясняют, дополняют, сопровождают ряд других деловых документов (отчеты, справки и т.д.).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов (образец 3).

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.

Различают следующие виды протоколов:

заседаний в управленческой деятельности предприятий;

следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;

используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности офор­мляются на основании черновых записей хода этих заседаний, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя.

Существует два типа протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании; краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол может оформляться на:

общем бланке предприятия;

специальном бланке протокола;

листах формата А4.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Деловые письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, так как составляют около 80% входящей и исходящей документации (образец 4).

Образец 4

Производственно-коммерческая фирма

«ИМПУЛЬС»

Милютинский пер., 7, Центр, Москва, 101000

телефон 532–12–91

00.00.0000 № 01-10/2-85

На №_______ от______

Генеральному директору

АООТ «Плат»

Соколову А.Н.

О задержке поставки

Остоженка, 10,

Москва, 121105

 

Уважаемый Александр Николаевич,

 

Сообщаем Вам, что обязательства по договору поставки №________ от____________ о поставке трех комплектов офисной техники, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный срок отгрузки истек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Рассчитываем, что Вами будут предприняты необходимые меры, о результатах которых просим сообщить нам.

 

Директор                                                                                              Л.В. Павлов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Давыдова Ольга Петровна

243–51–67

Составляются на бланках для писем (образцы углового и продольного бланков для писем приведены в теоретической части учебно-методического пособия).

Основные виды деловых писем:

письмо-приглашение;

письмо-напоминание;

письмо-извещение;

письмо-предложение;

письмо-подтверждение;

информационное и/или рекламное письмо;

сопроводительное письмо;

гарантийное письмо;

инструктивное письмо;

письмо-ответ;

письмо-просьба;

благодарственное письмо;

договорное письмо и т.д.

Этапы подготовки и составления деловых писем.

1. Изучение существа вопроса. Предполагает сбор достаточной информации; при необходимости – изучение законодательства по существу вопроса; анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.

2. Подготовка и написание проекта текста письма, редактирование.

3. Согласование текста проекта, редактирование.

4. Подписание руководителем.

5. Исходящая регистрация.

6. Отправка.

Телеграмма – срочное сообщение, переданное по телеграфу, содержит не более 300 знаков.

Могут выполняться на специальных бланках (при отправке через почтовые отделения) или на листах бумаги (при отправке через собственные узлы связи предприятий).

При составлении текста приняты следующие сокращения:

СКБ – скобки;

ТЧК – точка;

ДВТЧ – двоеточие;

ЗПТ – запятая;

ТЧКЗПТ – точка с запятой;

КВЧ – кавычки;

знаки ?, !, + , % пишутся словами;

знак номера: (№) – НР или словом НОМЕР.

При оформлении на листе бумаги:

ü адрес, текст и подпись должностного лица печатаются заглавными буквами, знаки и сокращенные обозначения – строчными;

ü текст печатается на одной стороне листа через два интервала;

ü адрес отделяется от текста тремя интервалами.

Ниже основного текста и подписи проводится горизонтальная разделительная черта через рабочую часть листа, а строчными буквами – служебные данные. Часть телеграммы, располагаемая выше черты, называется формуляром и содержит оплачиваемые реквизиты.

Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону (образец 5).

Состоит из несложного текста в 20–30 слов (до 50) , чаще всего это – приглашение, напоминание и другое от имени должностного лица.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, а также номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм могут разрабатываться специальные трафареты (бланки).

Принимаемая телефонограмма сначала записывается от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или стенографируется, а затем оформляется в чистовом варианте.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера (образец 6).

Образец 5

Телефонограмма

Директору ОАО «ВИСТ»

Рогозину А.И.

т. 000–00–00

00 месяц 0000 №…

20 июня, в 9-00 , в офисе ПКФ «Импульс» (ул. …………………., д. .………) состоится совещание оргкомитета оптовой ярмарки «Осень».

Просим направить Ваших представителей.

 

Председатель ярмаркома                                                                   Р.В. Воронов

 

 

Передал:                                                                                               Принял:

 

05.07.2007                                                                                            05.07.2007

10:30                                                                                                     10:35

секретарь                                                                                             секретарь

Лихова Е.Д.                                                                                          Крузова А.М.

тел. 000–00–00                                                                                     тел. 000–00–00

Образец 6

Отдел снабжения

Директору ПКФ «АЛЬФА»

Иванову И.И.

СПРАВКА

 

00 месяц 0000

 

О закупке мебели

и оборудования

В связи с планом модернизации офисной мебели и оборудования в …………. г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

 

Вид мебели

и оборудования

Кол-во, шт.

Стоимость, тыс. р.

Место установки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Справка составлена на основании ……………………………………….

 

 

Начальник отдела                                                                                П.А. Дронов

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Составляются в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Акт – составляется комиссией с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

В акте отражают только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы (части оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком). Ряд актов требует утверждения, при проставлении которого часть «Выводы» приобретает силу приказа и становится обязательной к исполнению соответствующими должностными лицами (образцы 7, 8).

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступивший на рассмотрение.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Образец 7

БЛАНК ПРЕДПРИЯТИЯ

АКТ                                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                                                Директор ПКФ «Импульс»

00 месяц 0000 № …                                               ______________Л.В. Павлов

Екатеринбург

                                                                                00.00.0000

О завершении работ

по внедрению новой системы

делопроизводства

Основание: приказ директора фирмы № 10 от 06.11.2007

Составлен комиссией в составе:

Председатель:          старший инженер Хазин А.А.

Члены комиссии:      1. Секретарь Сидорова О.И.

                                   2. Инженер Семин А.П.

Присутствовали:      1. Представитель фирмы «Внедрение» Сергеев М.П.

                                   2. Начальник отдала кадров Иванов М.В.

В период с 20 октября по 22 октября 2007 года комиссия провела проверку работы ПКФ «Импульс» по внедрению единых правил оформления документов и считает, что намеченные мероприятия выполнены полностью.

Акт составлен в 2 экз.:

1 экз. – фирме «Внедрение»;

2 экз. – в дело.

 

Председатель комиссии                                                                      А.А. Хазин

 

Члены комиссии                                                                                   О.И. Сидорова

                                                                                                              А.П. Семин

Образец 8

АКТ

отбора образцов (проб)

Комиссия в составе:

1. _________________________________________________ (Ф.И.О., должность)

2.___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

«___»________ 20___г. произвела отбор образцов (проб) продукции, поступившей от ______________________________________________________________

                                   (наименование поставщика)

по счету-фактуре № __________ от «_____»____________20_____г.

Продукция поступила на склад получателя ________________________ «___»____________20__г. в количестве ___________ мест, весом __________ кг.

Образцы (пробы) отбирались из мест: _____________________________ (№, дата) ____________________________________________________________

Образцы (пробы) отобраны следующим образом ____________________ _____________________________________________________________________

Образцы (пробы) снабжены этикетками с указанием _________________ ______________________________________________(что указано на этикетках)

Образцы (пробы) отпечатаны (опломбированы) _____________________ ___________________________________________(чьей печатью или пломбой, оттиски на пломбах)___________________________________________________

Другие данные об образцах ______________________________________ ____________________________________________________________________

Образцы (пробы) отобраны в количестве _________________ шт.

Один образец передан на хранение получателю _____________________ _____________________________________________________________________ ________________(представитель предприятия-получателя, Ф.И.О., должность)

Второй образец направлен с актом изготовителю (отправителю)

Дополнительные образцы ________________________________________ ______________(отбирались или нет) ____________________________________

Образцы сданы на анализ (испытание)______________________________ ______________ (кому, когда, куда, если известно) _________________________

Составлен в 2 экз.:

1 экз. – ________________________

2 экз. – ________________________

Подписи членов комиссии:

1.________________                                             3.____________________

2.________________                                             4._____________________

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.