Делопроизводство

Глава 3 Системы документации

В главе рассматриваются понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия; деловые документы личного характера, в том числе резюме

3.1. Управленческие системы документации

Среди управленческих документов выделяют следующий комплекс систем документации:

организационно-правовая;

плановая;

распорядительная;

информационно-справочная и справочно-аналитическая;

отчетная;

договорно-претензионная;

по материально-техническому снабжению;

по сбыту;

финансовая;

по документационному и информационному обеспечению;

по обеспечению кадрами (личному составу);

другие системы документации, отражающие основную деятельность конкретного предприятия или учреждения.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовая документация представляет собой совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности в целом, структурных подразделений, работников, их права, обязанности, ответственность и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. С точки зрения срока действия эти документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. Оформляются данные документы на стандартных листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Основные виды организационно-правовых документов

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятий, организаций, учреждений.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждений, структурных подразделений, служб. Могут быть типовыми и индивидуальными.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Предлагается краткий образец должностной инструкции (образец 1).

Образец 1

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ПКФ «АЛЬФА»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ          _________И.И. Иванов

секретаря-референта                                     00.00.0000

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основной задачей секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия и т.д.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия и т.д.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия и т.д.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства и т.д.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия и т.д.

Заместитель директора                        подпись                                                 А.О. Воронов

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников предприятия с указанием должностных окладов. Разрабатывается на каждый календарный год.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».