Делопроизводство

2.4. Стилистика деловых документов

В любом документе важно соблюдать грамматические правила. Грамматика является не только элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресат. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Огромное значение имеет стилистика речи документа.

В официальных документах применяется официально-деловой стиль.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.

Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю, приведены ниже:

1. Стандартизация изложения основана на использовании огромного количества терминов, оборотов, языковых формул и охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения является нормой официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Она исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств; личностных и субъективных мнений и оценок. Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении. Однако эмоциональная составляющая текстов должна быть скрытой и достигаться не языковыми формами, а содержанием.

3. Ясность, точность и определенность, а также однозначность и единообразие (исключающее тавтологию) формулировок. Эти требования достигаются, в первую очередь, за счет правильности композиционной структуры текста, отсутствия логических ошибок, продуманности и четкости формулировок; отсутствия образных выражений.

4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста непосредственно связаны с требованием уменьшения объема текста и основаны на исключении речевой избыточности, неоправданных повторов и ненужных подробностей. Тем не менее содержание должно быть убедительным и достаточно аргументированным (независимо от того, кому документ направляется), содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.

5. Использование языковых формул. Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные) обороты, применяемые в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.

Приведем ряд наиболее часто используемых языковых формул:

Сообщаем, что в период с … по …

Сообщаем, что по состоянию на …

Направляем Вам согласованный …

Просим Вас рассмотреть вопрос о …

Проверкой установлено, что …

В связи с отсутствием финансовой помощи…

В связи со сложной экономической ситуацией …

В соответствии с Вашим письмом …

В порядке проведения совместной работы …

В соответствии с протоколом …

В подтверждение договоренности …

Гарантируем возврат кредита в сумме …

Оплату гарантируем …

Контроль за выполнением возлагается на …

Направляем на рассмотрение и утверждение…

Кроме использования традиционных языковых формул могут встречаться иностранные слова и словосочетания, которые практически играют ту же роль. Часть их хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени.

6. Использование профессиональной и специальной лексики. Понятие «специальная лексика» можно отнести к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

Термин – слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией, или терминосистемой.

Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам. Основная сложность состоит в том, что терминосистемы находятся в постоянном развитии.

При употреблении профессиональных терминов нужно следить, чтобы они были понятны адресату. В случае сомнения возможно:

дать официальное определение термина;

расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

заменить термин на общепринятое выражение.

Профессионализмы возникают, если специальная область деятельности не имеет собственной терминологии и слово становится неофициальным заменителем термина. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах крайне не желательно.

Жаргонно-профессиональные слова представляют вид профессионального просторечия, их использование в любых официальных случаях не допустимо.

7. Применение графических и лексических сокращений. Различают два основных вида сокращения слов:

ü лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные из начальных букв или из начальных элементов словосочетаний: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, главбух, спецназ, зав., зам., к. э. н, проф., пом., инж, д-р, доц. и др.;

ü графические – применяемые на письме сокращенные обозначения слов: км, кв. м, ж-д, тчк и др.

В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева).

Приведем некоторые примеры рекомендуемых обозначений чисел и дат:

… в 2005–2007 годах …                                       … с 2006 по 2007 год …

… в зимний период 2006/07 года                         … 2006/2007 учебный год …

… второе полугодие …                                        … первый квартал …

… 100 процентов …                                              … 60-процентное …

… 241 млн. рублей …                                           … 38 тыс. кв. метров …

… 120 тыс. рублей …                                           … 40 центнеров с гектара …

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

ü однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой);

ü двухбуквенными, если последней букве предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-мя.

В табл. 2 приведены примеры употребления наиболее часто встречающихся сокращений.

Таблица 2

Наиболее часто употребляемые сокращения слов

Примечание. * Рекомендуется не сокращать

8. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже.

Приведем ряд примеров:

Предлагаемые Вами варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.

Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

Согласно штатному расписанию…

9. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значением действия:

…оказать содействие…;

…оказать помощь…;

…оказать поддержку…;

…произвести уборку…

10. Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений заключается в преимущественном употреблении односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставным (с двумя – подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями.

Вопросы для самопроверки к главе 2

1. Что такое « реквизиты документов»?

2. Какие виды реквизитов Вы знаете?

3. Перечислите основные виды бланков.

4. Какие бланки называют «гербовыми»?

Контрольные вопросы к главе 2

1. Что понимается под термином «формуляр документа»?

2. Назовите основной реквизит любого документа.

3. С какой целью проставляется печать на деловых документах?

4. Где проставляется отметка о контроле (реквизит 19)?

5. Где проставляется номер страниц в деловых документах?