Учебные материалы для студентов

Делопроизводство






Делопроизводство




2.3. Реквизиты деловых документов

Любой документ состоит из ряда составляющих его частей, или информационных элементов, называемых реквизитами документа.

Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

постоянные и переменные:

постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа;

переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр, и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации;

основные (обязательные) и второстепенные:

основные (обязательные) реквизиты – совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы;

второстепенные реквизиты – совокупность дополняющих, уточняющих основные реквизиты.

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги, называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром.

Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

УСД определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003 (издание официальное, Госстандарта России, Москва; принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, действует с 1 июля 2003 г.).

Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

Рис. 6. ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 7. ГОСТ Р 6.30-2003 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Схемы расположения реквизитов документов представлены на рис. 6 и 7 настоящего пособия. Общий перечень реквизитов приводится в прил. 1.

Реквизиты, используемые при подготовке и оформлении деловых документов, приведены ниже.

01 – государственный герб Российской Федерации изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 – герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа наименование государства – Российская Федерация. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий и населенных пунктов.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – это символическое графическое изображение. Достаточно часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Данные графические изображения могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъектов Российской Федерации.

04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Данный код имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа. Код проставляется заранее типографским способом.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код документа должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Реквизит впечатывается при оформлении конкретного документа.

08 – наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 – справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов, банковские реквизиты (включая ИНН, МФО и почтовый адрес банковского учреждения) можно располагать на нижнем поле бланка.

10 – наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) класс0200000.

11 – дата документа. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 – регистрационный номер документа представляет собой буквенно-цифровой индекс, проставляемый при осуществлении регистрации документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Перечень документов, подлежащих регистрации приведен в прил. 3 данного учебного пособия.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного.

14 – место составления или издания документа. Данный реквизит используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-террито­риального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует следующее написание реквизита «Адресат» (инициалы оформляются перед фамилией. Данная рекомендация в определенной степени противоречит нормам русского делового языка и этике делового общения):

Президенту ОАО

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И. Петрову

Если документ отправляют нескольким предприятиям или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт проблем экологии

 

Милютинский пер., д. 7а,

Москва, Центр, 101000

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресами не указывают. При большом количестве адресатов составляют «Список рассылки документа».

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес получателя, например:

Кашину О.П.

ул. Садовая, д. 14, кв. 87,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 630678

16 – гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «РОСТЕКСТИЛЬ»

____________И.В. Сергеев

00.00.0000

Допускается в данном реквизите центровать элементы относительно самой длинной строки (ГОСТ Р 6.30-2003):

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронные технологии»

____________________Р.Е. Курбатов

00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (ГОСТ Р 6.30-2003), например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 15.08.2007 № 4

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом Председателя правления

банка от 30.09.2007 № 82

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в прил. 2.

17 – резолюция выполняется на документе соответствующим руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения.

В состав резолюции включаются:

фамилии исполнителей (также возможно указание их должностей);

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись руководителя и дата, например:

Никитину П.С.

Прошу до 15.03.2007 подготовить

проект соглашения

с фирмой «ХИТЭК»

 

Личная подпись 01.03.2007

Допускается оформление резолюции на отдельном листе в виде специального бланка для резолюций.

Исполнителей документа может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа считается должностное лицо, первым указанное в резолюции.

18 – заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа. Заголовок является реквизитом, обязательным для всех документов. Может отсутствовать только на кратких документах (сопроводительные письма и др.); согласуется с наименованием вида документа.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может отвечать на вопросы:

ü о чем? (о ком?), например:

«О создании аттестационной комиссии»

ü чего? (кого?), например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

Данную разновидность можно называть подзаголовком названия документа.

К тексту документов, выполненных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 – это отметка о контроле за исполнением документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль». Данные отметки проставляются цветными чернилами или мастикой (цвета – красный, зеленый, синий). Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа (ГОСТ Р 6.30-2003).

20 – текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текст является основным реквизитом любого делового документа.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

ü в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

ü на предприятия, в организации и их объединения, не входящие в ведение данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и пр.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и столбцы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21 – отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов в Управление регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора

института

от 15.06.2007 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

22 – подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

ü наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

ü личная подпись;

ü расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор                 Личная                                   Н.А. Федоров

АООТ «Партнер»                                подпись

или

Исполнительный директор                 Личная                                   Н.А. Федоров

                                                               подпись

При оформлении на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор                        Личная                                   М.А. Медведев

                                                               подпись

Главный бухгалтер                              Личная                                   Н.И. Прохорова

                                                               подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра                                           Заместитель министра

юстиции Российской Федерации                          финансов Российской Федерации

Личная                      В.М. Степанов                     Личная                    А.П. Миронов

подпись                                                                   подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                       Личная подпись                    Н.В. Куликов

Члены комиссии:                                  Личная подпись                    А.К. Артемьева

                                                               Личная подпись                    С.П. Филатов

                                                               Личная подпись                    В.А. Матвеев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 – гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве

Российской Федерации

___________________ А.Г. Громова

00.00.0000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 00.00.0000 № 451-80

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 00.00.0000 № 10

24 – визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

_______________ А.В. Сидоров

00.00.0000

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

_______________ А.С. Орлов

00.00.0000

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 – оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяются печатью организации.

26 – отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров                    Личная подпись                    М.В. Колосков

00.00.0000

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Игорь Иванович

325–17–80

Данный вариант позволяет значительно упростить процесс общения между представителями различных предприятий, предлагая наиболее корректную форму обращения друг к другу. ГОСТ Р 6.30-2003 предлагает насколько иную форму реквизита «Отметка об исполнителе»:

И.И. Петров

325–17–80

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В прил. 3 приведены перечни документов подлежащих и не подлежащих регистрации.

30 – идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.