Учебные материалы для студентов

Делопроизводство


Делопроизводство




2.2. Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

Для деловых документов действующими стандартами установлены следующие форматы бумаги:

основные:

А4 (210 ´ 297 мм);

А5 (148 ´ 210 мм);

вспомогательные:

А3 (297 ´ 420 мм);

А6 (150 ´ 148 мм).

Бланки документов и документы, выполненные на листах бумаги, должны иметь поля (не менее), мм:

левое – 20;

верхнее – 20;

правое – 10;

нижнее – 20.

Постановлением Госстандарта России № 9-ст от 21 января 2000 г. допускается величина верхнего поля 15 мм.

Для документов долговременного и постоянного хранения, которые будут переплетены или подшиты, можно устанавливать левое поле 35 мм.

Бланки документов изготавливаются с учетом ряда требований:

ü использование белой или светлых тонов бумаги;

ü выполнение типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники (исключение – гербовые бланки);

ü установление двух вариантов расположения реквизитов (угловой и продольной) заголовочной части на бланках (рис. 1, 2).

Для предприятий, их структурных подразделений, должностных лиц установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк (рис. 3);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма (образец приказа рис. 4).

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи исходящих документов (рис. 5).

Бланки для писем рекомендуется изготавливать на форматах А4 или А5 с угловым или продольным расположением реквизитов.

Герб (эмблема) располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита 08 «Наименование организации». Размер изображения герба (эмблемы) – 2 см. Герб (эмблема) отделяется от реквизита 08 «Наименование организации» одним межстрочным интервалом. Рекомендации по используемым шрифтам при выполнении заголовочной части бланка приведены в табл. 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. ГОСТ 6.30-2003. Образец продольного бланка для писем

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (495)718–78–74

Е-mail: mail@vniidad/ru

http: //www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 770803311140/771001001

 

______________№ ____________________

На № ____________ от ________________

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. ГОСТ 6.302003. Образец углового бланка для писем

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 

______________                                                             № ____________________

Москва

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец общего бланка предприятия

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 

ПРИКАЗ

 

______________                                                             № ____________________

Москва

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец бланка приказа

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 

Заместитель директора

 

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718–78–74 Е-mail: mail@vniidad/ru http: //www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 770803311140/771001001

 

______________№ ____________________

На № ____________ от ________________

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 5. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец бланка должностного лица предприятия

Таблица 1

Оформление реквизитов заголовочной части бланков

Наименование реквизита

Слова и отметки, составляющие реквизит

Шрифт

Размер шрифта

Примечание

08 – наименование организации

Наименование организации + наименование структурного подразделения

Times New Roman (прописные буквы)

14

Наименование структурного подразделения выделяется полужирным шрифтом

09 – справочные данные об организации

Полный почтовый адрес + номера телефонов + номера факсов, телексов + номера счетов в банке + адрес электронной почты + официальный сайт и др.)

Times New Roman

11

 

11 – дата документа

Ограничительные отметки для реквизита

Times New Roman

14

 

12 – регистрационный номер документа

№ + ограничительные отметки для реквизита

Times New Roman

14

Располагается на одном уровне с датой документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного

«На»№___________ + ограничительные отметки для реквизита;

от_______________ + ограничительные отметки для реквизита

Times New Roman

14

Располагаются на одном уровне

Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба или эмблемы).

Все реквизиты центруются относительно реквизита 08 «Наименование организации».

На предприятиях должен быть утвержден порядок изготовления, учета и хранения бланков, который утверждается руководителем службы ДОУ. Такой раздел может входить в инструкцию по делопроизводству.

Особое внимание должно уделяться способам изготовления и хранения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или эмблемы предприятия.

Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации – являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Они изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-графическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на службу ДОУ организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.

О проведенных проверках делают отметки в учетно-регис­трационных формах. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.