Учебные материалы для студентов
Делопроизводство
Делопроизводство
2.2. Бланки деловых документов
Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.
Для деловых документов действующими стандартами установлены следующие форматы бумаги:
основные:
А4 (210 ´ 297 мм);
А5 (148 ´ 210 мм);
вспомогательные:
А3 (297 ´ 420 мм);
А6 (150 ´ 148 мм).
Бланки документов и документы, выполненные на листах бумаги, должны иметь поля (не менее), мм:
левое – 20;
верхнее – 20;
правое – 10;
нижнее – 20.
Постановлением Госстандарта России № 9-ст от 21 января 2000 г. допускается величина верхнего поля 15 мм.
Для документов долговременного и постоянного хранения, которые будут переплетены или подшиты, можно устанавливать левое поле 35 мм.
Бланки документов изготавливаются с учетом ряда требований:
ü использование белой или светлых тонов бумаги;
ü выполнение типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники (исключение – гербовые бланки);
ü установление двух вариантов расположения реквизитов (угловой и продольной) заголовочной части на бланках (рис. 1, 2).
Для предприятий, их структурных подразделений, должностных лиц установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк (рис. 3);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма (образец приказа рис. 4).
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи исходящих документов (рис. 5).
Бланки для писем рекомендуется изготавливать на форматах А4 или А5 с угловым или продольным расположением реквизитов.
Герб (эмблема) располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита 08 «Наименование организации». Размер изображения герба (эмблемы) – 2 см. Герб (эмблема) отделяется от реквизита 08 «Наименование организации» одним межстрочным интервалом. Рекомендации по используемым шрифтам при выполнении заголовочной части бланка приведены в табл. 1.
Рис. 1. ГОСТ 6.30-2003. Образец продольного бланка для писем
|
Рис. 2. ГОСТ 6.302003. Образец углового бланка для писем
|
Рис. 3. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец общего бланка предприятия
|
Рис. 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец бланка приказа
|
Рис. 5. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец бланка должностного лица предприятия
Таблица 1
Оформление реквизитов заголовочной части бланков
|
Наименование реквизита |
Слова и отметки, составляющие реквизит |
Шрифт |
Размер шрифта |
Примечание |
|
08 – наименование организации |
Наименование организации + наименование структурного подразделения |
Times New Roman (прописные буквы) |
14 |
Наименование структурного подразделения выделяется полужирным шрифтом |
|
09 – справочные данные об организации |
Полный почтовый адрес + номера телефонов + номера факсов, телексов + номера счетов в банке + адрес электронной почты + официальный сайт и др.) |
Times New Roman |
11 |
|
|
11 – дата документа |
Ограничительные отметки для реквизита |
Times New Roman |
14 |
|
|
12 – регистрационный номер документа |
№ + ограничительные отметки для реквизита |
Times New Roman |
14 |
Располагается на одном уровне с датой документа |
|
13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного |
«На»№___________ + ограничительные отметки для реквизита; от_______________ + ограничительные отметки для реквизита |
Times New Roman |
14 |
Располагаются на одном уровне |
Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба или эмблемы).
Все реквизиты центруются относительно реквизита 08 «Наименование организации».
На предприятиях должен быть утвержден порядок изготовления, учета и хранения бланков, который утверждается руководителем службы ДОУ. Такой раздел может входить в инструкцию по делопроизводству.
Особое внимание должно уделяться способам изготовления и хранения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или эмблемы предприятия.
Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации – являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.
Они изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-графическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на службу ДОУ организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.
О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
(c) Aбракадабра.py :: При поддержке InvestOpen