Учебные материалы для студентов

Делопроизводство


Делопроизводство




Глава 2 Требования к составлению и оформлению деловых документов

В главе приводятся требования действующих стандартов к бланкам документов; правила составления и оформления реквизитов деловых документов

2.1. Основные требования по оформлению деловых документов

Оформление деловых документов осуществляется на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Оформление текста имеет большое значение. Недопустимо в составе текста использовать шрифты разного размера. В этом случае при ознакомлении с документом в сознании человека возникает дисбаланс в оценке важности различных структурных элементов данного документа. Исключением могут быть только рекламные материалы.

Информационно-рекламные документы являются официальными, и на них распространяются все соответствующие требования.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги.

Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги.