Делопроизводство

Глава 1 Делопроизводство. Понятие, виды и назначение деловых документов

В главе рассматриваются сущность и значение делопроизводства в деятельности предприятий; система делопроизводства, состав нормативно-методической базы делопроизводства, понятие и классификации деловых документов

Возникновение термина «делопроизводство» в русском языке относят ко второй половине ХVIII века. При своем возникновении он означал систему «производства дела», при этом имелось в виду широкое понимание слова «дело».

В настоящее время в широком смысле под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Синонимом этого термина можно считать понятие «документационное обеспечение управления». Оно предполагает внедрение в документационную сферу современных информационных технологий и средств организационной и вычислительной техники, что позволяет поднять на качественно новый уровень современную организацию делопроизводства.

В более узком смысле «делопроизводство» можно трактовать как систему документационного обеспечения деятельности любого предприятия.

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности предприятия; а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия.

Она включает в себя:

ü законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

ü соответствующие указы и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации;

ü правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

ü правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и учреждений;

ü государственные стандарты на документацию;

ü унифицированные системы документации;

ü общероссийские классификаторы технико-экономичес­кой и социальной информации;

ü Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

ü нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

ü нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В составе документирования выделяют две составляющие:

документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);

документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).

Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов (ручки, пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника и т.п.).

В зависимости от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.

Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

сбор и обработку документной информации;

подготовку решения;

принятие и документирование решения;

доведение решения до исполнителей;

исполнение решения;

контроль исполнения;

сбор информации об исполнении;

передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

хранение и поиск информации.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. Это обеспечивает придание данному документу юридической силы.

Юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством этого документа.

Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Документирование управленческого действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции предприятия. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.

Главными требованиями являются:

ü использование официально-делового стиля;

ü соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;

ü актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;

ü требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).

Результатом документирования является документ.

Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Документ выполняет две группы функций: общих и специальных.

Общие функции:

информационная;

социальная;

коммуникативная;

культурная.

Специальные функции:

управленческая;

правовая;

функция исторического источника (12–14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе существует переплетение различных функций. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного характера.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

Под должностным лицом понимают лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

По стадии создания и оформления деловые документы можно разделить на: подлинник (оригинал), проект, выписку, копию, дубликат.

Подлинник официального документа – первый, или единственный, экземпляр официального документа.

Проект – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

Понятие «копия» связано с размножением, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Развитие средств оргтехники привело к широкой дифференциации понятия «копия» (автоматические, факсимильные и т.д.). Также копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены (нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические).

Особый вид копий – дубликат – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).

Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на:

управленческие;

научные;

технические (конструкторские);

технологические;

производственные и т.д.

Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Документы личного характера включают в свой состав:

ü документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.);

ü документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов; включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.).

Отдельный документ – это единичный акт документирования. Деятельность любого предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих системы документации.

Система документации определяется ГОСТ как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Существуют единая и целостная – общегосударственная система документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране.

Деление на отдельные системы документов внутри общегосударственной неоднозначно трактуется документированием, однако выделяют ряд классификационных признаков систем:

территориальный;

функциональный;

отраслевой;

признак уровня управления и др.

Территориальный признак, например, выделяет территориальную систему документации, которая понимается как совокупность документов, обращающихся на определенной территории и т.д.

Функциональные и отраслевые системы документации, в свою очередь, подразделяются на подсистемы по направлениям деятельности (бухгалтерские, сбыта, МТО и др.).

Между подсистемами и системами не существует четких границ, так как они тесно взаимосвязаны между собой и любой документ одновременно находится минимум в двух системах или подсистемах.

Документы, созданные в разных системах и используемые в управлении на различных уровнях, должны иметь единые формы.

Проблема единообразия документов была решена методом унификации, т.е. установлением состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Таким образом, появились унифицированные формы документов (УФД), объединяемые в унифицированные системы документации (УСД).

Унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Унифицированные формы документов проектируются на основе ГОСТ, где приведены базовые формуляры-образцы документов.

В самом базовом формуляре-образце устанавливаются форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки, расположение реквизитов. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных функциональным назначением и уровнем использования.

В настоящее время действует 8 УСД (их определение, назначение и состав устанавливается страндартами, которые издаются на каждую систему):

организационно-распорядительной документации;

банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда РФ;

внешнеторговой документации.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. В данном документе приведена совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Вопросы для самопроверки к главе 1

1. К какому периоду времени относится появление термина «делопроизводство» и что он означал?

2. Что такое нормативно-методическая база делопроизводства?

3. Какие основные типовые документируемые операции Вы знаете?

4. Какие группы функций выполняют документы?

5. Дайте определение делового, или официального, документа.

Контрольные вопросы к главе 1

1. Дайте определение делопроизводства.

2. Что такое документирование?

3. Какие реквизиты придают документам дополнительную юридическую силу?

4. Посредством чего создается документ?